永久保管的會(huì)計(jì)檔案有哪些？
永久保管的會(huì)計(jì)檔案有哪些？減小字體增大字體永久保管的會(huì)計(jì)檔案有哪些？
答：（1）年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；
（2）資本金、股金及股權(quán)明細(xì)；
（3）掛失申請(qǐng)書、登記簿及補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)；
（4）會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊(cè)；
（5）存、貸款開銷戶記錄；
（6）機(jī)構(gòu)變動(dòng)交接清冊(cè)；
（7）有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書；
（8）賬銷案存記錄；
（9）聯(lián)社認(rèn)為應(yīng)永久保管的其他會(huì)計(jì)資料。
解放軍文職招聘考試 第一章 檔案的概述-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-05-22 19:51:17第一章 概述教學(xué)目的與要求了解檔案的起源與載體演變，認(rèn)識(shí)檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)、種類、作用及其發(fā)揮規(guī)律，掌握檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、基本原則與機(jī)構(gòu)設(shè)置。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 1、重點(diǎn)認(rèn)識(shí)檔案性質(zhì)與作用、掌握檔案工作基本原則和機(jī)關(guān)檔案工作性質(zhì)。2、難點(diǎn)是檔案與圖書、文物等的區(qū)別與聯(lián)系、機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)。教學(xué)方法 課堂講授與實(shí)地參觀教學(xué)時(shí)數(shù) 5學(xué)時(shí)第一節(jié) 檔案一、檔案的起源檔案起源于何時(shí)，至今尚無確證可考，學(xué)術(shù)界眾說紛紜，歸納起來，有三種代表性的說法，一是說起源于初人時(shí)期，一是說起源于原始社會(huì)末期，一是說起源于奴隸社會(huì)時(shí)期（即階級(jí)社會(huì)）。無論哪一種說法，都承認(rèn)一個(gè)共同的基本事實(shí)，即在文字出現(xiàn)以前，人們就已開始使用結(jié)繩、刻契、圖畫等原始記錄方法來輔助記憶、交流思想和處理公私事務(wù)，萌芽了檔案的因素。（一）結(jié)繩記事這種方法就是在繩子上打結(jié)，以繩結(jié)的大小、多少、位置上下、不同顏色等來表示不同的意思和作用。據(jù)有關(guān)文獻(xiàn)記載，新中國成立之初，居住在云南省的哈尼族在從事田地交易時(shí)，仍用結(jié)繩作為買賣雙方的信用憑證。（二）刻契記事刻契，或稱契刻，就是在木頭、竹片、石塊、泥板等物體上刻劃各種符號(hào)和標(biāo)志，用以表示一定的意義。據(jù)說，新中國成立之初，居住在云南省的佧佤族仍用刻契的方法在木棍上記載重大事項(xiàng)。（三）原始圖畫遠(yuǎn)古時(shí)期的人們?cè)谏蕉词诨蚱渌麕r石上刻繪圖畫來記錄他們生產(chǎn)、生活等情況（如采集、狩獵、捕撈、農(nóng)耕、祭祀等），先后在我國、法國、西班牙等國都已發(fā)現(xiàn)這樣的壁畫和巖畫。以上三種記事方法在一定程度上記錄和反映了當(dāng)時(shí)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，具有記憶備忘、信守憑證的功能，從這個(gè)意義上來說，它們可算作文字出現(xiàn)前的產(chǎn)生檔案的制作方法，也就出現(xiàn)了史前檔案，成為人類檔案的源頭。二、檔案的演變隨著社會(huì)生產(chǎn)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，出現(xiàn)了文字，也就產(chǎn)生了文字記錄的檔案。我國最早的文字記錄的檔案，其產(chǎn)生的確切時(shí)間，現(xiàn)在尚無定論。僅根據(jù)發(fā)掘出土的文物考證，我國在距今三千五百多年前的商代就有了比較成熟的甲骨文字，因此，我國有文字可靠的檔案史最遲也有三千五百多年了。從那時(shí)起到現(xiàn)在，我國檔案記錄的方式、技術(shù)和載體已經(jīng)歷了多次的發(fā)展變化，現(xiàn)分為如下幾個(gè)階段作一概略介紹。（一）甲骨檔案甲骨是指龜甲和獸骨，它們?cè)谏檀仁侨藗冇谜疾返囊环N工具，也是人們所用的一種書寫材料。從甲骨文字記錄的內(nèi)容來看，商朝統(tǒng)治者十分崇尚迷信，舉凡國家大事、自然現(xiàn)象、帝王活動(dòng)都要用甲骨占卜向上蒼詢問吉兇，以便決策，如征戰(zhàn)、出巡、祭祀、狩獵、耕種、婚喪、災(zāi)害、疾病等。并將占卜的時(shí)間、人名、問事及其結(jié)果等都刻寫在甲骨上，集中保存在宗廟內(nèi)，以被查考。這就形成了今天我們所稱的甲骨檔案，其上所載的商代政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、帝王活動(dòng)、社會(huì)情況、天文地理等內(nèi)容，成為后世研究商代社會(huì)歷史和自然歷史的珍貴資料。（關(guān)于 甲骨檔案 這一概念的科學(xué)性，近年來有學(xué)者提出質(zhì)疑，如鄭州大學(xué)文博學(xué)院考古系張國碩同志在其論文《甲骨文在商代非檔案說》中指出： （甲骨文）可以說是商代人無意保存下來供后人查考利用的 事實(shí)檔案 。但必須澄清的是：甲骨文在商代并不是人們有意保存的檔案。 《檔案學(xué)研究》1999年第2期64頁 68頁）（二）金石檔案金 是指商末周初出現(xiàn)的青銅器， 石 是指周代出現(xiàn)的石刻。商末周初，統(tǒng)治階級(jí)把重要文件和重大事項(xiàng)，如法律、契約、冊(cè)封、賞賜等鑄刻在青銅器上，后來又刻寫在石器或石板上保存起來，這就形成后世所稱的金石檔案。如 毛公鼎 、 泰山石刻 等。（三）簡(jiǎn)冊(cè)檔案簡(jiǎn)冊(cè)又稱為簡(jiǎn)牘。 簡(jiǎn) 指竹片， 冊(cè)（牘） 之木片。春秋戰(zhàn)國時(shí)期出現(xiàn)了竹片和木片的書寫材料，用它們記載并保存下來的歷史文獻(xiàn)，后人稱之為 簡(jiǎn)冊(cè)（牘）檔案 。晉人杜預(yù)所著《春秋三傳序》說： 大事書于策，小事簡(jiǎn)牘而已。（四）縑帛檔案縑帛是絲織物的總稱，這是春秋戰(zhàn)國時(shí)期出現(xiàn)的一種書寫材料，用它記錄并保存下來的文獻(xiàn)資料，后世稱之為縑帛檔案。《晏子春秋》載： 昔吾先君桓公，予管仲狐與谷，其縣十七，著之于帛，申之于冊(cè)，通之諸侯。 （齊景公語晏子）（五）紙質(zhì)檔案從考古發(fā)掘資料和古書記載來看，我國西漢時(shí)期就已出現(xiàn)了紙，東漢蔡倫在此基礎(chǔ)上，研究解決了紙的原料問題后，紙才開始大量生產(chǎn)和運(yùn)用，并逐漸代替了笨重的簡(jiǎn)牘和昂貴的縑帛，成為主要和日常的書寫材料。據(jù)傳，東晉安帝（公元397 418年）時(shí)，太尉桓玄下令： 古者無紙故用簡(jiǎn)，今凡用簡(jiǎn)者以黃紙代之。 以行政命令強(qiáng)制推行用紙。紙的發(fā)明和運(yùn)用，是書寫材料的一次大革命，也是檔案、圖書的一次大發(fā)展，其歷史意義和影響不亞于今天的計(jì)算機(jī)技術(shù)革命。今天及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，紙仍然是最重要的用途和最廣泛的檔案載體。（六）膠磁檔案近百年來，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和巨大進(jìn)步，攝影、錄像、錄音、電子計(jì)算機(jī)、多媒體網(wǎng)絡(luò)通訊等高新技術(shù)的逐一出現(xiàn)，給人們的學(xué)習(xí)、工作和生活等各方面帶來了極大的方便，人們?nèi)找鎻V泛的使用照片、影片、磁帶、磁盤、光盤等腳詞材料來記錄社會(huì)活動(dòng)和貯存史料，產(chǎn)生了大量的膠磁檔案。并且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，無紙化辦公環(huán)境的形成，磁質(zhì)材料終將代替紙質(zhì)材料而成為最重要的檔案載體。三、 檔案 詞源考略我國的檔案，歷史悠久，但檔案一磁的出現(xiàn)，卻相對(duì)較晚，至于何時(shí)出現(xiàn)，至今仍在考證之中。（一）我國古代關(guān)于檔案的稱謂我國古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為 冊(cè) ，周代叫做 中 ，秦漢稱作 典籍 ，漢魏以后謂之 文書 文案 案牘 案卷 簿書 ，清代以后多用 檔案 ，今統(tǒng)一稱作 檔案 。（二）現(xiàn)當(dāng)代學(xué)者考證情況簡(jiǎn)介關(guān)于 檔案 詞源現(xiàn)有兩種主要觀點(diǎn)。1、 檔案 一詞來源于滿語，出現(xiàn)在清初。持此觀點(diǎn)者的依據(jù)，一是見諸于清初文人楊賓所作的《柳邊紀(jì)略》一書，其第三卷載： 邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰 牌子 ，以削木片若牌故也；存貯多年者曰 檔案 ，曰 檔子 ，以積累多、貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼之謂 牌子 、 檔子 矣。 二是見諸于《康熙起居注》一書，其中有 部中無檔案 之語。2、 檔案 一詞來源于漢語，出現(xiàn)在清朝之前。持此觀點(diǎn)者主要有：（1）侯傳學(xué)提出《周禮注疏》中有 副當(dāng) 之說： 寫副當(dāng)以授六官。 （王榮聲、王玉聲認(rèn)為 副當(dāng) 之 當(dāng) 并非 檔案 ，而是副詞，應(yīng)釋為 將 。不少學(xué)者認(rèn)為二王之言可信。）（2）王金玉等人提出 宋代 架閣文字 即為 檔案 之說，還進(jìn)一步考證明初即有 檔案 的稱謂，其證據(jù)是明初所撰的《明實(shí)錄》，其上載有： （洪武二十五年正月）庚子日，據(jù)刑部近來因戶部文檔不明，著本部辦理拿問該屬官吏等情具奏，帝降旨： 匡正遲速，非隱匿糧餉則勿問。欽此。 并據(jù)此認(rèn)為 檔 作為檔案的稱謂應(yīng)追溯到元代。（3）張中強(qiáng)提出元曲有 檔案 之說： 使肖曹律令不曾習(xí)，有檔案分令史支持。 （和寶榮考證此處之 檔案 應(yīng)當(dāng)作 當(dāng)案 ，即 當(dāng)職 。和寶榮所言可信。）以上兩種觀點(diǎn)，均值得商榷，尚待進(jìn)一步從古代文獻(xiàn)資料和出土文物中作進(jìn)一步深入的考證。目前檔案學(xué)界普遍贊同第一種觀點(diǎn)，認(rèn)為其史料可靠。（三）古今 檔案 詞義比較據(jù)考察，我國古代最早的詞典《說文解字》（東漢許慎著）中有 案 無 檔 。該書將 案 釋為 從木案聲，幾屬也 ，即指長(zhǎng)條形矮桌，古代官員常以之處理公務(wù)，堆放文書，由此引申出把辦理完畢的一樁事情所形成的有關(guān)文書稱作 一案 ?！墩f文解字》之所以未收入 檔 字，應(yīng)有兩種可能性，一是當(dāng)時(shí)尚無此字；二是許慎未將當(dāng)時(shí)所有的文字收集齊全完整， 檔 字即為一例。清代所編《康熙字典》釋 檔 為 橫木框檔 ，即 木制框架 。宋代把檔案庫房叫做 架閣庫 ，由此可見， 檔 即 架閣 ，即為存放備查文書的框架。古代檔案存放方式經(jīng)歷了從地窖（甲骨檔案）到案幾（簡(jiǎn)牘、縑帛檔案）再到架閣的歷史發(fā)展過程，其變化標(biāo)志著：1、檔案保管意識(shí)不斷增強(qiáng)，即對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不斷深化；2、檔案工作不斷進(jìn)步，其檔案保管的規(guī)范化意識(shí)不斷增強(qiáng)。為現(xiàn)代檔案和檔案工作的產(chǎn)生奠定了基礎(chǔ)?，F(xiàn)代所說檔案，與古代的 檔 、 案 和 檔案 相比較，無論在外延和內(nèi)涵上都有了新的發(fā)展。對(duì)此，應(yīng)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。四、 檔案的定義及其含義（一）檔案的定義關(guān)于檔案的定義，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前國內(nèi)外已有上百種，如果根據(jù)其下定義的出發(fā)點(diǎn)和角度來劃分，可以歸納為五種類型：法規(guī)型、辭書型、教科書型、專著型、論文型。為什么會(huì)有如此眾多的檔案定義呢？其原因大概是：1、不同國家有不同的政治文化觀念，對(duì)檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也有所不同，例如法語國家認(rèn)為文件（文書，下同）一旦形成就叫做檔案，包括文件的現(xiàn)行作用、半現(xiàn)行作用和非現(xiàn)行作用三個(gè)階段在內(nèi)；我國認(rèn)為文件向檔案部門歸檔后才叫做檔案，包括文件的半現(xiàn)行作用和非現(xiàn)行作用兩個(gè)階段在內(nèi)；英語國家認(rèn)為文件進(jìn)入檔案館后才叫做檔案，僅指文件的非現(xiàn)行作用階段。2、同一國家不同時(shí)期的人們站在不同的角度觀察，對(duì)檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也會(huì)產(chǎn)生差異，例如我國有人認(rèn)為只有經(jīng)過專門整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案，有人認(rèn)為只有檔案機(jī)關(guān)收藏的無現(xiàn)行作用的文件才能稱之為檔案，如此等等，不一而足。正如北宋大詩人蘇東坡在《題西林壁》一詩中所寫 橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同 。三是同一國家同一時(shí)期的人們因不同的需要，對(duì)檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也會(huì)有所差別，例如我國檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價(jià)值的歷史記錄，而不少檔案學(xué)者則認(rèn)為檔案是由檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史紀(jì)錄。四是因?yàn)闄n案學(xué)作為一門新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。五是隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過程。六是人們對(duì)客觀實(shí)踐的認(rèn)識(shí)不可能一次完成，將隨著實(shí)踐的發(fā)展而不斷深化?，F(xiàn)舉檔案定義三例以見一斑：《法蘭西共和國檔案法》（1979年公布）： 任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案?！短K聯(lián)大百科全書（第三版）》： 檔案是機(jī)關(guān)、個(gè)人、家族在活動(dòng)中形成的文件材料的總和。美國現(xiàn)代著名檔案學(xué)者謝倫伯格在其名著《現(xiàn)代檔案 原則與技術(shù)》中說：檔案是 經(jīng)鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私機(jī)構(gòu)的文件。以上檔案定義雖然認(rèn)識(shí)有所不同，但都認(rèn)為檔案必須具有三個(gè)基本要素：形成者、具有查考價(jià)值、載體和形式的多樣性。我國檔案學(xué)界從20世紀(jì)50年代起，就一直在不斷的探討檔案的定義，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國檔案》誕生，才對(duì)檔案的定義有了一個(gè)比較一致的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)。該法稱：檔案 是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。（二）檔案定義的含義檔案定義包括了以下基本含義：1、檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。 直接形成 說明檔案繼承了文件的原始性， 歷史紀(jì)錄 說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報(bào)資料和文物。2、檔案的形成者。檔案是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個(gè)人、家庭和家族形成的。3、檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，這里的 文件 是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過程。從信息的內(nèi)容和形式來說，兩者完全相同的，但從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄。首先是時(shí)效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件；其次是價(jià)值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價(jià)值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。4、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡(jiǎn)冊(cè)、紙質(zhì)、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。5、檔案的本質(zhì)屬性。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。五、檔案的種類根據(jù)不同的需要和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案的復(fù)雜性，做好檔案工作，是完全必要和非常重要的。（一）二分法二分法就是把檔案分為文書檔案和科技檔案?？萍紮n案指在生產(chǎn)技術(shù)、科學(xué)研究、基本建設(shè)活動(dòng)中直接形成的各種文件材料，包括各種圖紙、照片、聲像、表報(bào)、文字材料等。其他屬于文書檔案。（二）三分法三分法就是把檔案分為科技檔案、人事檔案和一般檔案。（三）根據(jù)形成者劃分可以分為黨政檔案、群團(tuán)檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)檔案、個(gè)人檔案等。（四）根據(jù)形成時(shí)期劃分可以分為中華人民共和國時(shí)期檔案、民國時(shí)期檔案、革命歷史檔案、歷代王朝檔案。（五）根據(jù)社會(huì)活動(dòng)劃分可以分為政治檔案、軍事檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科技檔案、文化檔案、宗教檔案等。（六）根據(jù)載體材料劃分可以分為甲骨檔案、金石檔案、縑帛檔案、簡(jiǎn)冊(cè)檔案、紙質(zhì)檔案、膠磁檔案。（七）根據(jù)檔案所有者劃分可以分為國家所有檔案、集體所有檔案、個(gè)人所有檔案和其他所有者檔案。六、檔案的作用及發(fā)揮作用的規(guī)律、條件（一）檔案的作用檔案的作用可以分為一般作用與基本價(jià)值，現(xiàn)從這兩個(gè)方面來分析認(rèn)識(shí)。1、檔案的一般作用檔案的一般作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）管理工作的查考依據(jù)。檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過去管理活動(dòng)的情況，包括行使管理職責(zé)的法律依據(jù)，處理管理事務(wù)的方式、措施、過程及其結(jié)果等各項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，這些歷史記錄是任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位持續(xù)工作必不可少地查考憑據(jù)。平常人們所謂的 有案可查 ，說的就是檔案在管理工作中具有查考作用。（3）政治斗爭(zhēng)的重要工具。檔案記錄了社會(huì)、階級(jí)、政治、經(jīng)濟(jì)、法律等情況，它們歷來都是統(tǒng)治者維護(hù)自身利益和進(jìn)行政治斗爭(zhēng)的重要工具。在奴隸社會(huì)和封建社會(huì)時(shí)期，統(tǒng)治階級(jí)都把檔案看作 插入鞘中的劍 和 甲胄 。在新民主主義革命和社會(huì)主義革命時(shí)期，我黨領(lǐng)導(dǎo)全國人民推翻國民黨反動(dòng)政權(quán)和粉碎高崗、林彪、江青等反革命集團(tuán)，都充分發(fā)揮了檔案這一政治斗爭(zhēng)工具的戰(zhàn)斗作用。（4）科學(xué)研究的可靠資料。檔案記錄了豐富的科學(xué)研究的歷史資料，是進(jìn)行科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新的必要條件。馬克思寫《資本論》利用了大量的檔案資料，司馬遷的《史記》更是檔案研究的結(jié)晶。因此，科技工作者把檔案比作從事科學(xué)研究不可缺少的 糧食 。（5）宣傳教育的生動(dòng)材料。檔案記錄了一個(gè)國家和民族認(rèn)識(shí)、改造自然和社會(huì)、創(chuàng)造歷史的奮斗歷程，是開展愛國主義、民族傳統(tǒng)和革命英雄主義宣傳教育的生動(dòng)素材。如南京大屠殺史料展覽、香港百年屈辱史料展覽、中華人民共和國建國五十周年科技成就展覽等，展出了大量的歷史檔案，廣大人民群眾在觀看這些展覽的過程中無不受到強(qiáng)烈的震動(dòng)和深刻的教育。（6）維護(hù)權(quán)益的法律書證。檔案所記錄的各種具體的社會(huì)活動(dòng)，真實(shí)的放映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括了立法性質(zhì)的文件、證明性文件和相互交往的各種文件材料，如法律、法規(guī)、政策、協(xié)議、合同、名冊(cè)、記錄、帳簿等，這些都為當(dāng)事者提供了保護(hù)自己合法權(quán)益的各種法律憑證。2、檔案的基本價(jià)值美國現(xiàn)代著名檔案學(xué)者謝倫伯格認(rèn)為文件具有兩種價(jià)值，一種是對(duì)形成者的價(jià)值（原始價(jià)值），一種是對(duì)非形成者的價(jià)值（從屬價(jià)值）。從屬價(jià)值包括證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，其中情報(bào)價(jià)值才是檔案的實(shí)質(zhì)性和終極性的價(jià)值。我國著名檔案學(xué)家吳寶康把檔案的基本價(jià)值分成憑證價(jià)值和參考價(jià)值兩種，其觀點(diǎn)至今仍具有重要的認(rèn)識(shí)意義，本書采用吳寶康先生的觀點(diǎn)。（1）檔案的憑證作用。檔案的憑證作用是由檔案內(nèi)容和形式的所決定的，俗話說 口說無憑，立字為證 ，就是對(duì)檔案憑證價(jià)值的充分肯定。（二）檔案作用發(fā)揮的規(guī)律和條件檔案作用的發(fā)揮具有一定的規(guī)律，受到一定條件的制約，對(duì)此，應(yīng)有一定的了解和認(rèn)識(shí)。1、檔案作用發(fā)揮的規(guī)律（1）檔案作用的時(shí)效律和擴(kuò)展律。有些檔案的價(jià)值有一定的時(shí)限，并隨著時(shí)間的推移，其價(jià)值逐漸衰弱，甚至完全喪失。這一特點(diǎn)，人們稱之為檔案的時(shí)效律。形成檔案價(jià)值時(shí)效律有三個(gè)方面的原因，一是因?yàn)橐徊糠謾n案的內(nèi)容，在一定時(shí)期內(nèi)，其參考價(jià)值較高，以后則逐漸弱化或失去效用；二是因?yàn)檩d體材料的老化，無法保持檔案的原樣，導(dǎo)致檔案的價(jià)值逐漸衰減以致完全消失；三是電子文件生存的技術(shù)環(huán)境發(fā)生變化，而該電子文件又沒有及時(shí)地隨著新技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換，因此無法讀取。有些檔案的價(jià)值又會(huì)隨著時(shí)間的推移而不斷擴(kuò)展，這一特點(diǎn)，人們稱之為檔案作用的擴(kuò)展律。決定檔案價(jià)值擴(kuò)展的因素主要是：檔案的歷史再現(xiàn)性、孤本稀有性和檔案內(nèi)容的典型性、獨(dú)一性。檔案價(jià)值擴(kuò)展的表現(xiàn)主要有：①檔案的作用從機(jī)關(guān)向社會(huì)擴(kuò)展，檔案具有對(duì)形成機(jī)關(guān)的查考作用和對(duì)社會(huì)的文化作用，前者稱為檔案的第一價(jià)值，后者稱為檔案的第二價(jià)值。②檔案作用向多元化擴(kuò)展。檔案處于第一價(jià)值期間，稱封閉式和唯一性；檔案處于第二價(jià)值期間，呈開放性和多元性。具體來說，就是檔案的利用范圍擴(kuò)展了、用途擴(kuò)展了和價(jià)值期持久了。認(rèn)識(shí)檔案作用的時(shí)效律和擴(kuò)展律，其目的在于處理好檔案近期作用和長(zhǎng)期作用的關(guān)系，切實(shí)做好檔案室的管理工作和向檔案館移交檔案的工作，以便及時(shí)開發(fā)利用和科學(xué)管理檔案資源。（2）檔案機(jī)密性遞減律和社會(huì)性遞增律。檔案的內(nèi)容，涉及到黨和國家的機(jī)密以及個(gè)人的隱私，在一定時(shí)期內(nèi)是不能公開的，這一部分檔案具有一定的機(jī)密性。但是，隨著時(shí)間的推移和條件的變化，檔案的機(jī)密性就會(huì)不斷減弱，有的甚至完全消失。這一特點(diǎn)，就稱作檔案機(jī)密性遞減律。與之相應(yīng)，檔案的社會(huì)性則逐漸增強(qiáng)，以至于有的檔案內(nèi)容可以完全向社會(huì)公開。這就是檔案社會(huì)性遞增律。認(rèn)識(shí)這一規(guī)律，其目的在于準(zhǔn)確把握和正確處理檔案保密與開放的辯證關(guān)系，該保密的一定要做到嚴(yán)格保密，該開放的則應(yīng)該及時(shí)向社會(huì)開放，以充分發(fā)揮檔案的作用。（3）檔案行政作用弱化律和科學(xué)作用強(qiáng)化律。檔案作用實(shí)現(xiàn)的領(lǐng)域，大致可以分為行政領(lǐng)域和科學(xué)文化領(lǐng)域，通常叫作檔案的行政作用和科學(xué)作用。一般來說，檔案的第一價(jià)值也稱作行政價(jià)值，第二價(jià)值也稱作科學(xué)文化價(jià)值。從檔案作用發(fā)揮的普遍性來看，其行政作用不斷從強(qiáng)到弱轉(zhuǎn)化，同時(shí)，其科學(xué)文化作用則不斷從弱到強(qiáng)轉(zhuǎn)化。認(rèn)識(shí)這一規(guī)律，就在于充分發(fā)揮檔案室和檔案館的不同作用，一般來說，檔案室要積極為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展提供利用檔案服務(wù)，檔案館要把為社會(huì)提供檔案利用服務(wù)工作放在一切工作的首位。2、檔案作用發(fā)揮的條件檔案作用的發(fā)揮一般受到以下條件的制約：（1）檔案利用實(shí)踐。檔案價(jià)值是客觀存在的和潛在的，只有通過利用實(shí)踐才能轉(zhuǎn)化為一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，并且也只有通過利用實(shí)踐接受利用者反饋的信息，才能更好的開展利用服務(wù)工作，讓檔案價(jià)值盡可能地得以實(shí)現(xiàn)。（2）社會(huì)發(fā)展水平。從一部人類社會(huì)檔案史來看，在奴隸社會(huì)和封建社會(huì)里，檔案一直為統(tǒng)治階級(jí)所壟斷，只為統(tǒng)治者的利益服務(wù)。進(jìn)入資本主義社會(huì)后，由于生產(chǎn)的社會(huì)化和社會(huì)化大生產(chǎn)發(fā)展的客觀需要，檔案逐漸向社會(huì)開放。到了社會(huì)主義社會(huì)，人民群眾成為國家和社會(huì)的主人，檔案才真正為全體人民所擁有，這就為檔案向社會(huì)各方面工作服務(wù)創(chuàng)造了條件。（3）社會(huì)檔案意識(shí)。從世界各國來看，凡是檔案利用率高的國家和地區(qū)，那里的人們都具有很強(qiáng)的檔案意識(shí)，無論在工作、生產(chǎn)、科研與生活中，人們都能充分地利用檔案來提高工作效率和維護(hù)自己的合法權(quán)益。反之，人們的檔案意識(shí)淡薄，不了解檔案，不會(huì)自覺地利用檔案來解決各種實(shí)際問題，使檔案長(zhǎng)期塵封在庫房里，成為 鎖在深閨無人識(shí) 的大家閨秀，就難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。（4）檔案管理水平。檔案是一項(xiàng)卷帙浩繁和程序復(fù)雜的信息系統(tǒng)工程，因此，其管理水平的高低直接影響到檔案作用的發(fā)揮。檔案管理由宏觀和微觀兩個(gè)層面組成，宏觀管理指國家檔案管理體制、檔案館網(wǎng)絡(luò)組織、管理工作標(biāo)準(zhǔn)等，微觀管理指檔案館、室的具體工作業(yè)務(wù)。如果檔案館網(wǎng)點(diǎn)設(shè)置不合理、大部分檔案工作不規(guī)范，或者檔案館、室業(yè)務(wù)混亂，檢索工具簡(jiǎn)陋，工作人員素質(zhì)低下，這樣的檔案管理水平，不可能使利用者 高興而來，滿意而去 ，長(zhǎng)此以往，利用者就會(huì)望而卻步了。因此，只有從宏觀到微觀全面提高檔案管理水平，才能為檔案作用的發(fā)揮創(chuàng)造條件。七、國家全部檔案及其組成（一）國家全部檔案的含義國家全部檔案，原稱國家檔案全宗，是社會(huì)主義國家專用的檔案術(shù)語，由原蘇聯(lián)首先提出。蘇聯(lián)十月革命勝利后，1918年6月1日列寧簽發(fā)了《關(guān)于改革和集中統(tǒng)一管理俄羅斯聯(lián)邦共和國檔案工作的法令》（通常簡(jiǎn)稱為 列寧檔案法令 ），其中第一次提出了 國家檔案全宗 的概念，此后社會(huì)主義國家都使用了這一概念。其含義是指歸家所有的、由國家統(tǒng)一管理的一切檔案財(cái)富的總和。其實(shí)質(zhì)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是明確規(guī)定了檔案的所有權(quán) 國家全部檔案歸國家所有，任何個(gè)人或集團(tuán)均不得據(jù)為己有；二是確定了檔案管理體制 實(shí)行集中統(tǒng)一管理。（二）我國國家全部檔案的組成關(guān)于我國國家全部檔案的組織成份，1956年4月16日國務(wù)院頒發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》作出了明確的規(guī)定：在中華人民共和國領(lǐng)土范圍內(nèi)，各個(gè)歷史時(shí)期的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人形成的各種內(nèi)容和載體的檔案。這些成份可以分為三類：1、中華人民共和國時(shí)期檔案。包括了建國以來黨和國家的各級(jí)各類機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及著名人物形成的檔案。這一類檔案為數(shù)最多、最完整系統(tǒng)并還在不斷的產(chǎn)生。2、革命歷史檔案。指 五四 運(yùn)動(dòng)到中人民共和國建立時(shí)止，整個(gè)新民民主主義革命時(shí)期內(nèi)，中國共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)下的人民政權(quán)、革命軍隊(duì)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織、革命活動(dòng)家等形成的檔案。這類檔案對(duì)于研究我國現(xiàn)代歷史，開展革命傳統(tǒng)教育和愛國主義教育都具有很高的價(jià)值。3、舊政權(quán)檔案。這一類檔案包括了歷代王朝、北洋軍閥政府、國民黨政府、日偽政權(quán)各時(shí)期的檔案。這類檔案是研究我國古代史、近代史、現(xiàn)代史和帝國主義侵略史，認(rèn)識(shí) 只有社會(huì)主義才能救中國 的歷史規(guī)律的珍貴資料。第二節(jié)檔案工作一、檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)與基本原則（一）檔案工作的內(nèi)容檔案工作有廣義和狹義兩種理解。廣義的檔案工作指整個(gè)檔案事業(yè)，包括檔案行政管理、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案教育、檔案科研、檔案出版等。狹義的檔案工作僅指檔案館、室的具體業(yè)務(wù)工作，現(xiàn)在一般分為收集、整理、鑒定、保管、編目檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。其中前四個(gè)環(huán)節(jié)是檔案實(shí)體管理工作，后四個(gè)環(huán)節(jié)是檔案信息管理工作，各個(gè)環(huán)節(jié)之間互相聯(lián)系又互相制約，相輔相成，組成一個(gè)完整的工作過程。本課所講的檔案工作主要是指狹義方面的檔案工作。（二）檔案工作的性質(zhì)檔案工作是通過管理和提供檔案利用，直接為社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)的工作，也是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。其性質(zhì)可概括為管理性、服務(wù)性和政治性。1、檔案工作的管理性這一特性主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：①它是專門管理檔案的一項(xiàng)特殊的業(yè)務(wù)。檔案工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，也不生產(chǎn)檔案材料，更不直接從事政務(wù)管理和決策，只是專門管理檔案，并通過提供檔案材料利用來為各項(xiàng)管理和決策工作服務(wù)。②它是機(jī)關(guān)管理工作的重要組成部分。檔案工作是機(jī)關(guān)單位辦公廳室的一項(xiàng)重要工作，負(fù)責(zé)收集、管理和提供利用本機(jī)關(guān)的檔案。任何機(jī)關(guān)、單位要想搞好檔案工作，完成任務(wù)、履行職責(zé)，都離不開檔案和檔案工作，都必須通過檔案查考，借鑒過去工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。③它是一項(xiàng)科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的管理工作。檔案工作的每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，都必須遵循檔案形成、管理、利用的規(guī)律與特點(diǎn)，運(yùn)用最新管理方法和科技手段來組織開展，因此，要求檔案人員具備一定的哲學(xué)、自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)、思維科學(xué)的知識(shí)和專門業(yè)務(wù)技能，才能做好各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作。否則，檔案工作將處于混亂無序的狀態(tài)。2、檔案工作的服務(wù)性檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，這正是檔案工作得以存在和發(fā)展的根本所在，檔案室為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供資料服務(wù)，檔案館為社會(huì)各方面工作提供史料服務(wù)。檔案工作的服務(wù)性具體表現(xiàn)在：①檔案工作是一種檔案資料的后勤服務(wù)工作。②服務(wù)性是檔案工作賴以生存和發(fā)展的前提條件。③服務(wù)性是發(fā)揮檔案工作重要作用的基本屬性。強(qiáng)調(diào)檔案工作的服務(wù)性，不僅不會(huì)將低檔案工作的社會(huì)地位，相反，只有清醒地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，努力做好檔案信息資源開發(fā)利用工作，最大限度的滿足機(jī)關(guān)和社會(huì)對(duì)檔案的需要，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，檔案工作才能獲得生存和發(fā)展的客觀條件。3、檔案工作的政治性在階級(jí)還未完全消亡的社會(huì)里，檔案工作仍然具有政治性的特點(diǎn)。其原因是；①檔案內(nèi)容具有政治性。②檔案工作總是為統(tǒng)治階級(jí)的利益服務(wù)的，具體表現(xiàn)為：檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要性的工作，檔案工作是維護(hù)國家、社會(huì)歷史真實(shí)面貌的政治需要。（三）檔案工作的基本原則《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定： 檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。 這一原則的確立，既是我國檔案工作長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是我國社會(huì)主義制度對(duì)檔案工作的必然要求。檔案工作基本原則的基本思想包括了三個(gè)部分的內(nèi)容：1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是我國檔案工作的組織原則和管理體制，也是我國檔案工作行之有效的成功經(jīng)驗(yàn)。對(duì)此，可從兩個(gè)方面來理解：①我國的社會(huì)主義的國家性質(zhì)，決定了國家的全部檔案是國家的歷史文化財(cái)富，這就為檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和檔案的集中管理創(chuàng)造了條件。同時(shí)實(shí)踐證明，只有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理，才能克服檔案分散保存的混亂狀態(tài)，便于制定統(tǒng)一的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化，為社會(huì)各方面利用檔案提供最便捷的條件，以充分發(fā)揮檔案作用。②我國歷史悠久，幅員遼闊，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和檔案工作條件都不平衡，交通通訊設(shè)施差距很大，面對(duì)豐富的檔案資源，如果不實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理，就難以保證檔案工作的正常進(jìn)行和檔案財(cái)富的有效積累。 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理 的原則具體運(yùn)用于三個(gè)方面：一是國家全部檔案由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)分別集中管理。首先，各機(jī)關(guān)單位的檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，不得分散在各個(gè)部門和個(gè)人手中保存。其次，機(jī)關(guān)檔案室在規(guī)定保管期滿后，必須把長(zhǎng)期和永久保管的檔案移交給各級(jí)國家檔案館集中管理，任何機(jī)關(guān)單位都不得拒絕移交。其三，一切檔案未按規(guī)定程序辦理批準(zhǔn)手續(xù)，均不得任意轉(zhuǎn)移、分散、銷毀和買賣。二是全國檔案工作，由各級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)統(tǒng)一、分層、分專業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。首先，國家檔案事業(yè)由國家檔案局負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度、指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。其次，地方各級(jí)檔案局，負(fù)責(zé)對(duì)該行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。其三，各專業(yè)系統(tǒng)檔案主管機(jī)關(guān)對(duì)該系統(tǒng)檔案工作實(shí)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三是實(shí)行黨政檔案和檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案行政和檔案業(yè)務(wù)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)（即局館合一，兩塊牌子，一套人馬，兩種職能）的體制。2、維護(hù)檔案的完整與安全。這條原則是檔案管理的基本要求，也是各級(jí)檔案機(jī)關(guān)的首要任務(wù)。具體包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，①維護(hù)檔案的完整。所謂完整，是指檔案數(shù)量和質(zhì)量的統(tǒng)一，從數(shù)量上來說，要求做到檔案齊全，即應(yīng)歸檔的文件材料都必須及時(shí)向本機(jī)關(guān)檔案室歸檔，該向國家檔案館移交的檔案都必須按時(shí)移交，任何單位或個(gè)人都不得拒絕歸檔和移交。從質(zhì)量上來說，不應(yīng)歸檔的文件材料一份也不準(zhǔn)歸檔，不該移交的檔案一份也不得移交，并且歸檔的文件材料必須做到按照形成規(guī)律保持一定的聯(lián)系性和系統(tǒng)性。數(shù)量和質(zhì)量?jī)烧呷币徊豢?，互相?lián)系，才能有效的維護(hù)黨和國家的歷史真實(shí)面貌。②維護(hù)檔案的安全。所謂安全，包括了檔案的物質(zhì)安全和政治安全兩個(gè)方面。物質(zhì)安全是指檔案實(shí)體不能受到任何人為的或自然的損毀。政治安全是指檔案內(nèi)容的機(jī)密不被盜竊和泄露。維護(hù)檔案的完整與安全是有機(jī)的統(tǒng)一，完整是安全的物質(zhì)基礎(chǔ)，安全是完整的有力保證，即做到完整是安全的完整，安全是完整的安全。3、便于社會(huì)各方面的利用。這條原則體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，是檢驗(yàn)檔案和檔案工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，因此，即要反對(duì)重藏輕用，又要圍繞利用做好各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作。檔案工作基本原則是一個(gè)有機(jī)整體。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是組織和制度保證，維護(hù)檔案的完整和安全是物質(zhì)基礎(chǔ)，便于社會(huì)各方面的利用是目的和宗旨。相互缺一不可，相輔相成，相互作用，共同促進(jìn)檔案工作向健康有序的方向發(fā)展。二、檔案工作機(jī)構(gòu)我國檔案工作機(jī)構(gòu)在當(dāng)今世界各國中是最為完整和系統(tǒng)的，外國檔案同行對(duì)此極為羨慕。根據(jù)不同的性質(zhì)和任務(wù)，我國檔案工作機(jī)構(gòu)可分為四種基本類型：（一）檔案室檔案室是各級(jí)各類機(jī)關(guān)、單位統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)、單位檔案和指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本機(jī)關(guān)、單位各部門檔案工作的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，一般具有檔案業(yè)務(wù)管理和檔案行政管理的雙重職能，因此，有的單位也稱為檔案處、科，隸屬于本機(jī)關(guān)辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案館檔案館是《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會(huì)提供利用中心和檔案信息服務(wù)中心。科學(xué)文化性是檔案館的基本屬性，是區(qū)別于檔案室的本質(zhì)特征。檔案館的主要任務(wù)，《中華人民共和國檔案法》第八條規(guī)定為： 負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍的檔案。 《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》將其具體化為三項(xiàng)主要職責(zé)： 1、收集和接受本館保管范圍內(nèi)對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案；2、對(duì)所保存的檔案嚴(yán)格按照規(guī)定整理和保管；3、采取各種形式開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)利用檔案資源提供服務(wù)。 至2004年，我國已有各級(jí)綜合檔案館3121多個(gè)，連同上萬個(gè)專門檔案館，形成了功能比較完善的全國檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。（三）檔案科研、教育、出版、宣傳機(jī)構(gòu)檔案科研機(jī)構(gòu)有各級(jí)各類檔案科研所和群眾性學(xué)術(shù)團(tuán)體。教育機(jī)構(gòu)有檔案大中專學(xué)校和培訓(xùn)中心。檔案出版機(jī)構(gòu)有中國檔案出版社，檔案宣傳機(jī)構(gòu)有百余家檔案專業(yè)報(bào)刊。（四）檔案事業(yè)行政管理機(jī)關(guān)現(xiàn)在設(shè)有國家各級(jí)檔案局，在同級(jí)黨委和政府的雙重領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)該行政區(qū)域檔案事業(yè)行政管理工作和對(duì)下級(jí)檔案事業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。三、機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)關(guān)檔案工作是泛指我國各級(jí)黨、政、軍機(jī)關(guān)和各種社會(huì)組織、企事業(yè)單位為了集中統(tǒng)一保存和管理該機(jī)關(guān)檔案而建立起來的檔案工作，是我國為數(shù)最多的檔案基礎(chǔ)工作，截至1999年底，我國已有省直以上機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位檔案室16905個(gè)，省直以下機(jī)關(guān)和中小型企事業(yè)單位普遍建立了檔案工作。機(jī)關(guān)檔案工作是提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要工作，已成為我國檔案工作的一項(xiàng)重要制度和中國特色社會(huì)主義檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)。（一）機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)、地位與作用1983年4月28日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》指出： 機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。 對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)、地位與作用都作了明確的規(guī)定，現(xiàn)具體分析如下：1、機(jī)關(guān)檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的地位與作用表現(xiàn)在：（1）機(jī)關(guān)檔案工作在辦公廳、室的領(lǐng)導(dǎo)下，擔(dān)負(fù)維護(hù)檔案完整與安全的重要任務(wù)，是一個(gè)重要的機(jī)要部門。（2）機(jī)關(guān)檔案工作直接為機(jī)關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)、決策、管理和日常業(yè)務(wù)的開展提供咨詢、參謀和條件等服務(wù)。（3）機(jī)關(guān)檔案工作對(duì)本機(jī)關(guān)所屬系統(tǒng)各部門的文書歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2、機(jī)關(guān)檔案工作在國家檔案工作中的地位與作用表現(xiàn)在：（1）機(jī)關(guān)檔案是整個(gè)國家檔案的主要來源。（2）機(jī)關(guān)檔案工作是整個(gè)國家檔案工作的基礎(chǔ)。3、機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)是：它是機(jī)關(guān)工作的組成部分。（二）機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)主要有四項(xiàng)：1、貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。2、指導(dǎo)和監(jiān)督。指導(dǎo)、監(jiān)督文書部門和業(yè)務(wù)部門，把應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全；指導(dǎo)和幫助各部門按照文件歸檔的原則與要求整理文件材料，根據(jù)需要與可能，做好各項(xiàng)技術(shù)性工作，如紙質(zhì)文件的裝訂、電子文件的錄入、聲像材料的文字說明等；指導(dǎo)和監(jiān)督各部門定期向檔案部門歸檔，使機(jī)關(guān)全部檔案得以集中統(tǒng)一的保管。3、管理與服務(wù)。管理主要是指做好兩項(xiàng)工作，一是要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)及檢索工具編制、檔案資料編研等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作；二是統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，保證該機(jī)關(guān)檔案的完整與安全。服務(wù)是指檔案部門應(yīng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案資料的咨詢、查閱和利用等工作。4、檔案移交。《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定，機(jī)關(guān)長(zhǎng)久保存的檔案，在本機(jī)關(guān)保存一定期限（中央和省級(jí)機(jī)關(guān)20年，其他機(jī)關(guān)10年）后向指定的國家檔案館移交。移交時(shí)注意：一要把有關(guān)檢索工具、參考資料一并移交；二要把一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案統(tǒng)一向一個(gè)檔案館移交，不得分散移交幾個(gè)檔案館，以保持一個(gè)全宗的完整性；關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)、撤的機(jī)關(guān)單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定移交檔案，其中國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的，其檔案處置要按原國家經(jīng)貿(mào)委等六部委頒發(fā)的《關(guān)于國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的檔案處置辦法》執(zhí)行。各機(jī)關(guān)單位均不得自行轉(zhuǎn)移和擅自銷毀檔案。（三）機(jī)關(guān)檔案工作體制與機(jī)構(gòu)設(shè)置我國現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案工作體制為：1、行政上接受機(jī)關(guān)辦公廳、室的領(lǐng)導(dǎo)。2、業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)和本系統(tǒng)上級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3、駐地方的上級(jí)機(jī)關(guān)的直屬機(jī)關(guān)單位的檔案工作實(shí)行以專業(yè)主管機(jī)關(guān)為主，地方檔案行政機(jī)關(guān)為輔的管理體制。我國現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置是：省直以上機(jī)關(guān)和大型企事業(yè)單位可設(shè)檔案處（館），省直以下機(jī)關(guān)和中型企事業(yè)單位可設(shè)檔案科（室），縣屬機(jī)關(guān)和小型企事業(yè)單位可獨(dú)立設(shè)置檔案室，也可設(shè)置聯(lián)合檔案室，或配置專、兼職檔案工作人員。機(jī)關(guān)檔案室現(xiàn)有這樣幾種類型：綜合檔案室、文書檔案室、人事干部檔案室、科技檔案室、聲像檔案室、財(cái)會(huì)檔案室等。（四）機(jī)關(guān)檔案人員素質(zhì)1、政治可靠，道德良好；2、知識(shí)面比較廣泛；3、具有相當(dāng)?shù)臋n案管理理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；4、熟悉本機(jī)關(guān)單位性質(zhì)、職能、業(yè)務(wù)、任務(wù)和機(jī)構(gòu)設(shè)置等。四、學(xué)習(xí)參考書目1、吳寶康主編：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社，1999年11次印刷。2、馮惠玲、張輯哲主編：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社，2001年6月第1版。3、陳兆吳、和寶榮主編：《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（修訂本）》，中國人民大學(xué)出版社，1996年5月第2版。4、鄧紹興、陳智為主編：《新編檔案管理學(xué)》，中國人民大學(xué)出版社，199 年 月第 版。5、陳兆吳主編：《文件論與檔案管理》（碩士論文集），中國人民大學(xué)出版社，199 年 月第 版。6、傅榮校著：《檔案管理現(xiàn)代化》，浙江大學(xué)出版社，2002年8月第1版。7、張緝哲著：《維系之道 檔案與檔案管理》，中國人民大學(xué)出版社，1995年12月第1版。8、謝倫伯格（美）著：《現(xiàn)代檔案 技術(shù)與原則》， 出版社，19 年 月第 版。9、郭樹銀主編：《歸檔文件整理工作指南》，中國大百科全書出版社，2001年2月第一版。10、孫淑揚(yáng)、邱曉威主編：《檔案計(jì)算機(jī)管理教程》，中國人民大學(xué)出版社年1999年12月第1版。11、中國檔案學(xué)會(huì)主辦：《檔案學(xué)研究》（雙月刊）。12、中國檔案局主辦：《中國檔案》（月刊）。13、中國人民大學(xué)主辦：《檔案學(xué)通訊》（雙月刊）。14、四川檔案局主辦：《四川檔案》（雙月刊）。思考與練習(xí)1、了解檔案的起源、我國檔案的演變與 檔案 一詞的來源。2、認(rèn)識(shí)檔案的定義及其含義。3、認(rèn)識(shí)檔案的作用及其發(fā)揮的規(guī)律、條件。4、認(rèn)識(shí)國家全部檔案的實(shí)質(zhì)與組成。5、怎樣完整準(zhǔn)確地理解檔案工作的基本原則？6、如何認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)、地位與任務(wù)？7、怎樣做一個(gè)合格的檔案工作者？第二章 檔案收集工作教學(xué)目的與要求 認(rèn)識(shí)檔案收集工作的內(nèi)容、意義、要求，掌握機(jī)關(guān)檔案收集工作的制度和組織，了解檔案館的檔案收集工作和專門檔案收集工作的范圍。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 1、重點(diǎn)認(rèn)識(shí)檔案收集工作的要求、掌握機(jī)關(guān)檔案收集工作的制度和組織。2、難點(diǎn)是機(jī)關(guān)文件歸檔制度的指定與實(shí)施。教學(xué)方法 課堂講授與參觀見習(xí)教學(xué)時(shí)數(shù) 3學(xué)時(shí)第一節(jié) 檔案收集工作概述檔案收集就是接受和征集檔案的意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中和散失在社會(huì)上的檔案，集中到機(jī)關(guān)檔案室和國家檔案館進(jìn)行科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。一、檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作的內(nèi)容，可以從檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)和檔案內(nèi)容特征兩個(gè)方面來認(rèn)識(shí)。從檔案機(jī)構(gòu)來看，可分為機(jī)關(guān)檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)歸檔文件材料的收集和國家檔案館對(duì)檔案形成機(jī)關(guān)需要長(zhǎng)久保管的檔案的接收、征集。從檔案內(nèi)容特征來看，可分為文書檔案收集、科技檔案收集及其他專門檔案的收集。二、檔案收集工作的意義（一）檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是整個(gè)檔案工作得以正常進(jìn)行的首要環(huán)節(jié)。可以說，沒有檔案收集工作，就沒有檔案工作。（二）檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一個(gè)具體措施前述已知，檔案收集工作的任務(wù)就是把分散形成的檔案通過接收、征集等方法集中到檔案室和檔案館統(tǒng)一管理起來。（三）檔案收集工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的必要手黨和國家歷史面貌的真實(shí)性，是通過檔案的完整性來顯示的，收集工作就是要使檔案完整齊全的集中保存起來。舍此，維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌就只是一句空話。（四）檔案收集工作是直接影響整個(gè)檔案工作質(zhì)量的重要因素檔案收集是否齊全完整，對(duì)于檔案的整理、鑒定、保管、編研、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，都具有決定性的影響作用，這是不言而喻的。三、檔案收集工作的要求（一）大力豐富館室藏。具體做到：1、積極收集，完整積累。2、建立合理的檔案收藏結(jié)構(gòu)。3、注意館、室藏的檔案特點(diǎn)。這一點(diǎn)在檔案精品化和分布式管理的信息社會(huì)尤為重要。（二）提高收集檔案的質(zhì)量。具體做到：1、加強(qiáng)館、室外調(diào)查工作，了解、分析和掌握各機(jī)關(guān)、部門檔案形成規(guī)律，以增強(qiáng)檔案收集的目的性、針對(duì)性。2、合理安排各類檔案的接收時(shí)間，制定切實(shí)可行的接收制度和要求，提高檔案收集工作的質(zhì)量。3、做好館、室外的檔案形成的指導(dǎo)工作，保證所收集檔案的質(zhì)量。4、推行并加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作。5、盡可能精煉應(yīng)收集的檔案。（三）保持全宗和全宗群的不可分散性。具體做到：1、必須把一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、單位的全部檔案作為一個(gè)全宗，集中在一個(gè)檔案室或檔案館統(tǒng)一保管。2、保持全宗內(nèi)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系和各個(gè)全宗之間的相互關(guān)系。第二節(jié) 機(jī)關(guān)檔案收集工作一、機(jī)關(guān)文件的歸檔《檔案法實(shí)施辦法》第十二條規(guī)定： 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。 這條規(guī)定明確指出了文件歸檔是機(jī)關(guān)檔案室收集檔案的主要途徑。機(jī)關(guān)文件歸檔工作包括兩個(gè)方面的內(nèi)容。（一）建立歸檔制度《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定： 機(jī)關(guān)應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度。 凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案部門移交。 可見，建立文件材料歸檔制度是保證機(jī)關(guān)檔案收集工作正常進(jìn)行的重要保證。文件材料歸檔既是文書工作最后一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，又是檔案工作的起始環(huán)節(jié)，它是文件轉(zhuǎn)化為檔案的進(jìn)口，通常把它叫做文書工作和檔案工作的結(jié)合部。（關(guān)于 歸檔 不應(yīng)作為文件與檔案區(qū)別的界限問題，近年來檔案學(xué)界開展了較為熱烈的討論，《檔案學(xué)研究》2000年第3期登載了浙江大學(xué)歷史系教授陳作明的《論檔案》，文中提出這樣一個(gè)觀點(diǎn)： 歸檔與否不是區(qū)別文件與檔案的界限。 并說明三條理由，一是有些單位應(yīng)歸檔的文件沒有歸檔，不能因此說沒歸檔的文件就不是檔案；二是有些歸檔的文件還未辦理完畢，嚴(yán)格說并不是檔案；三是電子文件時(shí)代，實(shí)行文、檔一體化管理，文件形成后即可歸檔，或者一邊辦理、一邊歸檔，那么，它們到底是文件，還是檔案？對(duì)此，可作進(jìn)一步的探討。）因此，抓好文件歸檔制度的建立、健全與執(zhí)行，具有十分重要的意義。文件材料歸檔制度的內(nèi)容主要包括了文件材料歸檔和不歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔質(zhì)量要求三個(gè)部分。1、文件材料歸檔和不歸檔范圍1987年國家檔案局制發(fā)了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍》，不少專業(yè)系統(tǒng)的主管部門據(jù)此制定了各系統(tǒng)文件材料歸檔和不歸檔范圍。所謂歸檔范圍的文件材料，指凡是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的、各種門類和載體的、已經(jīng)辦理完畢的文件材料。其意思包括四個(gè)方面，首先，從形成者來說，機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門、各組織團(tuán)體在工作活動(dòng)中形成的文件材料；其次，從保存價(jià)值來說，包括了永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件材料；其三，從形式、載體來說，包括了紙質(zhì)文件材料和照片、磁帶、光盤、鄧此行載體的文件材料；其四，從形成時(shí)間來說，必須是已經(jīng)辦理完畢（即履行了公文處理程序）的文件材料。具體而言，機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍有：（1）機(jī)關(guān)正式發(fā)出的具有保存價(jià)值的文電，包括公文正件、附件（圖表、計(jì)劃、總結(jié)、登記表、名冊(cè)等）。（2）機(jī)關(guān)內(nèi)部文件材料，如會(huì)議記錄、紀(jì)要、規(guī)章制度、電話記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、調(diào)研材料、計(jì)劃總結(jié)、重要文件的歷次修改稿，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行重要活動(dòng)的錄音、錄像、照片等。（3）未經(jīng)機(jī)關(guān)發(fā)文登記的各種文件材料，如會(huì)議文件、訪問記錄、合同契約、調(diào)查報(bào)告以及來自其他機(jī)關(guān)的文件。（4）登載于上級(jí)機(jī)關(guān)內(nèi)部刊物上不另行文的指導(dǎo)性文件、有關(guān)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的記述、獎(jiǎng)勵(lì)、表揚(yáng)或批評(píng)等而又無正式文件的材料，也應(yīng)收集。不歸檔文件材料范圍主要有：重份文件、無查考價(jià)值的事務(wù)性文件、內(nèi)容已被綜合性文件包括了的專題文件、無保存價(jià)值的抄件、起參考或交流作用的文件、一般文件的修改稿、一般的內(nèi)部刊物、工作簡(jiǎn)報(bào)、一般的群眾來信等。各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定適用于本機(jī)關(guān)的歸檔和不歸檔文件范圍。2、文件材料的歸檔時(shí)間（1）文書類：紙質(zhì)文件材料現(xiàn)行歸檔時(shí)間定于次年六月底以前。電子文件材料目前尚無統(tǒng)一規(guī)定時(shí)間，各機(jī)關(guān)單位可視自身情況自行規(guī)定（參考：在辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理?xiàng)l件件，不少單位已實(shí)行實(shí)時(shí)歸檔制度）。（2）專門文件材料：如科研課題、基建項(xiàng)目、錄音、錄像、照片等，按現(xiàn)行規(guī)定的歸檔時(shí)間執(zhí)行。電子載體歸檔時(shí)間可自行規(guī)定。（3）特殊情況處理辦法：如辦公地點(diǎn)分散或遠(yuǎn)離機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的部門形成的文件、跨年度辦理的文件、雖辦理完畢但需經(jīng)常查閱的文件等，可適當(dāng)推遲歸檔時(shí)間，但應(yīng)按時(shí)向機(jī)關(guān)檔案室報(bào)送歸檔文件材料目錄。3、文件材料歸檔質(zhì)量要求基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的保存價(jià)值，便于保管和利用。具體要求：（1）歸檔文件材料要齊全完整，包括文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)等，都要齊全完整，即該歸檔的文件材料一份甚至一頁也不能缺少，做到周恩來同志所說的 只言片語不能少 。（2）關(guān)系密切的文件材料要合并在一起歸檔，如正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示（報(bào)告）與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、多種文字形成的同一份文件、電報(bào)與文稿等。（3）不同年度的文件一般要分年度歸檔，但是有些跨年度的文件材料要按下列辦法處理：①請(qǐng)示、報(bào)告與批復(fù)放在批復(fù)年度歸檔；②計(jì)劃與總結(jié)要放在針對(duì)年度或最后一年歸檔；③會(huì)議文件要放在開幕年度歸檔；④非訴訟案件的文件材料要放在結(jié)案年度歸檔；⑤其他跨年度的文件材料，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（4）合并在一起歸檔的文件材料要按照下列順序排列：①按重要程度排列，如批復(fù)在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，歷次修改稿最后依次排列；非訴訟案件的結(jié)論性文件材料在前，依據(jù)性文件材料在后；電報(bào)在前，文稿在后等。②按形成規(guī)律和特點(diǎn)排列，如同一活動(dòng)過程中形成的文件材料，按其形成的先后順序排列。③按有關(guān)規(guī)定排列。（5）需要立卷的文件材料按以下要求辦理：①卷內(nèi)文件要按排列順序依次編寫件號(hào)和頁號(hào)；②按照規(guī)定格式和規(guī)范要求填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和進(jìn)行裝訂；③擬寫案卷題名要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、扼要、規(guī)范，案卷題名有形成者、形成年度、卷內(nèi)主要內(nèi)容和主要文種四個(gè)部分組成，文書檔案案卷題名不超過50字，專門檔案案卷題名不超過70字；④每個(gè)案卷應(yīng)按一定規(guī)律編制歸檔號(hào)并編制案卷目錄一式數(shù)份，檔號(hào)由全宗號(hào) 案卷目錄號(hào) 案卷號(hào)組成。二、歸檔工作的組織機(jī)關(guān)文件材料歸檔工作由機(jī)關(guān)檔案室組織。組織工作主要有：（一）堅(jiān)決執(zhí)行歸檔制度和部門歸檔責(zé)任制，堅(jiān)持實(shí)行檔案部門和文件材料形成部門兩結(jié)合的歸檔工作方式文件材料歸檔實(shí)行檔案部門與形成部門兩結(jié)合的工作方式，這是新中國機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)踐的成功經(jīng)驗(yàn)，也是提高歸檔文件質(zhì)量和歸檔工作質(zhì)量的重要保證。因?yàn)?，一方面文書部門和業(yè)務(wù)部門熟悉文件材料內(nèi)容，能準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)和把握文件材料的利用價(jià)值；另一方面檔案部門掌握檔案專業(yè)知識(shí)、檔案工作技能和有關(guān)規(guī)定，兩者結(jié)合，才能確保文件材料的歸檔質(zhì)量。（二）指導(dǎo)和監(jiān)督文書部門或業(yè)務(wù)部門做好文件材料歸檔前的準(zhǔn)備工作1、指導(dǎo)和協(xié)助文書部門或業(yè)務(wù)部門明確歸檔責(zé)任者。文件材料歸檔責(zé)任定在哪一級(jí)，可根據(jù)機(jī)關(guān)的大小、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的復(fù)雜程度和文書處理方式來合理選擇。一般來說，大型機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)層次復(fù)雜，文書處理多采用分散方式，因此，歸檔工作也相應(yīng)的采取分散方式，即由各個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)收集整理后匯集到其上級(jí)主管部門統(tǒng)一向檔案部門移交。中型機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)層次較少，文書處理多采用分散和集中相結(jié)合的方式，因此，歸檔工作已相應(yīng)采取分散和集中相結(jié)合的方式，即由辦公室或文書部門負(fù)責(zé)綜合性文件材料歸檔工作，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)其職能活動(dòng)中形成的文件材料的歸檔工作。小型機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單，文書處理多采用集中方式，因此，也相應(yīng)采取集中歸檔的方式，即由辦公室或業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一收集、集中整理歸檔。2、指導(dǎo)和幫助文書部門或業(yè)務(wù)部門恰當(dāng)確定某些文件材料的歸檔分工。為了避免文件材料的重復(fù)歸檔或遺漏歸檔，應(yīng)對(duì)文件材料歸檔責(zé)任予以明確的規(guī)定。首先，凡是機(jī)關(guān)單位自己形成的文件材料，按黨政分開的原則，黨組織的文件材料有黨組織的辦公室和各個(gè)工作部門負(fù)責(zé)收集整理歸檔；行政機(jī)關(guān)形成的文件材料由行政辦公室和各職能部門負(fù)責(zé)收集整理歸檔；黨政聯(lián)合發(fā)文則由文號(hào)所屬部門歸檔；幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文則由第一責(zé)任部門或主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)歸檔，也可指定其中的一個(gè)部門負(fù)責(zé)歸檔。其次，外來文件材料，如屬黨政機(jī)關(guān)來文則由相應(yīng)的黨政部門負(fù)責(zé)歸檔；如屬業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)來文則由對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔。其他文件，可由檔案部門與有關(guān)部門協(xié)商明確歸檔責(zé)任。3、指導(dǎo)和協(xié)助歸檔責(zé)任部門編制歸檔文件類目（或立卷類目），督促責(zé)任部門做好平時(shí)文件收集（或稱 歸卷 ）工作。歸檔文件類目（或立卷類目）是事先編制好的歸檔計(jì)劃，它由文件材料類別和條款組成，每一個(gè)條款形成一組文件材料（立卷歸檔時(shí)可將其組成一個(gè)或若干個(gè)案卷）。歸檔文件類目的編制方法是：（1）編制時(shí)間，一般在上年底或本年初；（2）編制辦法，在檔案人員的指導(dǎo)和協(xié)助下，文書人員按照上年歸檔文件的類目情況和本部門文件制作規(guī)律，參照本年度部門工作計(jì)劃，預(yù)計(jì)本年度文件材料收發(fā)基數(shù)，預(yù)定當(dāng)年文件材料收集類目；（3）操作程序，首先根據(jù)預(yù)定類目即文件數(shù)量，準(zhǔn)備數(shù)量相等的檔案盒或卷宗，并在卷盒封面和脊背上寫明類目名稱，以備收集文件時(shí)使用；然后，在文書處理過程中，及時(shí)把辦理完畢的文件材料放進(jìn)相應(yīng)的卷盒中，并填寫卷內(nèi)文件目錄。平時(shí)文件收集是一件很重要的文件材料形成積累工作，如果作的很認(rèn)真、細(xì)致、規(guī)范，文件材料收集齊全完整，那么，年度文件歸檔工作就很輕松、順利。否則，年度歸檔工作就很麻煩，歸檔質(zhì)量也得不到保證。三、零散缺遺文件的收集（一）零散文件的收集零散文件主要指：1、由于歷史上各種原因造成文件材料流失在社會(huì)上，如戰(zhàn)爭(zhēng)、災(zāi)害等；2、由于歸檔制度未建立或健全以前，文件材料分散在形成部門或個(gè)人手中；3、由于機(jī)關(guān)單位撤、轉(zhuǎn)、并、遷使文件材料流失；4、由于本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任另一機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者而帶走文件材料；5、由于人員調(diào)動(dòng)時(shí)未交出其手中的文件材料；6、向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門呈送請(qǐng)示、報(bào)告而未自留存檔等。收集方法：1、調(diào)查研究，摸清情況，制定收集計(jì)劃和實(shí)施方案，有目的性和針對(duì)性的做好收集工作；2、健全完善歸檔制度，采取切實(shí)可行的措施，嚴(yán)格控制文件材料的散失；3、采取積極主動(dòng)的補(bǔ)救措施，如追回、動(dòng)員交回、復(fù)制、有償歸還等，確保零散文件收集回來。（二） 帳外 文件材料的收集帳外 文件是指機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中未經(jīng)文書部門登記或用印等公文處理程序而形成的文件材料，如會(huì)議記錄、部門規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像材料、領(lǐng)導(dǎo)人直接收到的公務(wù)文書等。收集辦法：1、制定 帳外 文件材料歸檔制度和切實(shí)可行的控制措施；2、與各部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解和掌握 帳外 文件形成情況，督促有關(guān)部門認(rèn)真做好收集歸檔工作。第三節(jié) 檔案館的收集工作一、檔案館檔案的來源和收集范圍（一）檔案館檔案的來源1、接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案。現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、國有企事業(yè)單位的檔案，都必須按照《檔案法》的規(guī)定，將其中需要長(zhǎng)久保存的檔案定期向各級(jí)國家檔案館移交。這是檔案館檔案的主要來源。2、接收被撤銷的黨政機(jī)關(guān)和國有事業(yè)單位的檔案，接收宣布破產(chǎn)和轉(zhuǎn)制的國有企事業(yè)單位的檔案。3、征集歷史檔案。4、檔案館之間交換的檔案等。（二）檔案館檔案的收集范圍根據(jù)《檔案館工作通則》和《各級(jí)國家檔案館收集檔案范圍》的規(guī)定，各級(jí)各類檔案館收集檔案的范圍有所不同。1、中央級(jí)檔案館檔案收集范圍（略）2、地方各級(jí)檔案館檔案收集范圍（1）綜合性檔案館：①所屬行政轄區(qū)內(nèi)的革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案；②本級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和國有企事業(yè)單位形成的需長(zhǎng)久保存的檔案；③屬于本館接收范圍內(nèi)的撤銷機(jī)關(guān)單位、破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制國有企事業(yè)單位的檔案，以及其他應(yīng)接收的檔案等。（2）專業(yè)性檔案館：地方專業(yè)性檔案館現(xiàn)在主要分為兩類，一類是地方各級(jí)城建檔案館、房地產(chǎn)檔案館等，負(fù)責(zé)收集本級(jí)黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位的基本建設(shè)檔案、城市建設(shè)檔案和公有、私有房產(chǎn)、地產(chǎn)的合法證明文件；另一類是企業(yè)、高校、科研院所檔案館，負(fù)責(zé)收集本單位的各類檔案。二、檔案館的檔案接收工作接收檔案是檔案館收集檔案的主要途徑，包括三個(gè)方面的接收工作。（一）接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案這是檔案館收集工作的經(jīng)常性任務(wù)。1、接收辦法：凡在機(jī)關(guān)檔案部門保管期滿應(yīng)該送交檔案館保存的長(zhǎng)期和永久性檔案，檔案館可逐年或分階段定期接收。2、接收要求：①進(jìn)館檔案必須保持全宗的完整性，一個(gè)全宗只能集中保存在一個(gè)檔案館，不得分散在幾個(gè)檔案館保存。②進(jìn)館檔案應(yīng)該按照規(guī)定整理妥當(dāng)，各類檔案質(zhì)量都應(yīng)達(dá)到規(guī)定要求。③立檔單位編制的各種目錄、全宗介紹、大事記、組織機(jī)關(guān)沿革等檢索工具和檔案參考資料，應(yīng)按規(guī)定組織完整一并接收。3、接收注意事項(xiàng)：①凡立檔單位保存期滿應(yīng)進(jìn)館的檔案，原則上到期一律進(jìn)館，任何單位不得自己保存，檔案館也不得拒收。②立檔單位之間互送的重要文件，除請(qǐng)示與批復(fù)外，一般只由發(fā)文機(jī)關(guān)送交檔案館，收文機(jī)關(guān)不送交檔案館。③上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或?qū)I(yè)主管部門下發(fā)的文件，由發(fā)文機(jī)關(guān)送交檔案館，收文機(jī)關(guān)原則上不送交檔案館。④檔案館接收機(jī)關(guān)檔案時(shí)，交接雙方必須按照移交目錄清點(diǎn)核實(shí)，并在交接憑證上簽名蓋章。（二）接收撤銷機(jī)關(guān)、破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制國有企事業(yè)單位檔案撤銷機(jī)關(guān)、破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制國有企事業(yè)檔案送交檔案館時(shí)，檔案館須按照國家有關(guān)規(guī)定并商有關(guān)主管部門同意后方可進(jìn)入交接程序。進(jìn)行接收工作時(shí)應(yīng)注意：1、擬定詳盡的接收工作實(shí)施方案。2、雙方均應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)檔案的整理移交和進(jìn)館接收工作。3、檔案館接收檔案后，應(yīng)保持原全宗的完整性或獨(dú)立性（轉(zhuǎn)制企事業(yè)單位部分檔案進(jìn)館應(yīng)保持原全宗的獨(dú)立性）。4、如原全宗由另一機(jī)關(guān)代管，代管機(jī)關(guān)應(yīng)在原全宗保存期滿后完整地送交檔案館。5、如果撤銷機(jī)關(guān)、破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制國有企事業(yè)單位檔案沒有整理或整理不合格，而又無力整理，那么，檔案館可先接收進(jìn)館，以保證檔案地完整與安全。具體處理辦法由雙方商定。（三）接收歷史檔案1、對(duì)于保存于現(xiàn)行機(jī)關(guān)的歷史檔案，可采用接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的辦法接收。2、對(duì)于博物館、紀(jì)念館、圖書館、文管部門、大專院校保存的歷史檔案，可采用協(xié)商的辦法接收，一般由原單位保存原件，檔案館接收其復(fù)制件進(jìn)館。3、接收別的檔案館保存的歷史檔案時(shí)，應(yīng)向上級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)備案。三、檔案館的檔案征集工作此項(xiàng)工作主要指把流失在社會(huì)上或個(gè)人手中的歷史檔案收集進(jìn)館。因?yàn)闅v史檔案流失的原因復(fù)雜，征集工作政策性強(qiáng)，所以，可采取以下征集辦法：（一）調(diào)查研究，摸清情況，統(tǒng)一規(guī)劃，又組織、有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有目標(biāo)的開展征集工作，防止征集工作的盲目性。（二）積極主動(dòng)地爭(zhēng)取本級(jí)黨委和政府對(duì)征集工作的重視和支持，在黨委和政府的領(lǐng)導(dǎo)下，依靠有關(guān)部門的幫助與配合，形成強(qiáng)大的征集工作的社會(huì)合力。（三）征集工作既要正確把握政策和策略，又要講究方法和技巧，注意處理好四個(gè)關(guān)系，一是個(gè)人保存與檔案館集中管理的關(guān)系，二是積極征集與開展思想工作的關(guān)系，三是征集與獎(jiǎng)勵(lì)、酬金的關(guān)系，四是征集與利用的關(guān)系，使征集工作健康有序地進(jìn)行。第四節(jié) 科技檔案與專門檔案的收集
解放軍文職招聘考試檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-10-02 10:35:07檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性1 、檔案對(duì)機(jī)關(guān)的作用和社會(huì)作用的雙重性2、 檔案機(jī)密性的遞減律3、 檔案科學(xué)文化作用的遞增律4 、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件A、受社會(huì)發(fā)展水平的限制B 、受公眾對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制C 、受檔案管理水平的限制第六節(jié) 國家檔案全宗國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。按時(shí)期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類如下：先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為 革命歷史檔案 ，是指 五四 運(yùn)動(dòng)至建國期間中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。第二章 檔案工作概論第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。1、六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。2、檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)1、 檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作A、檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作B 、是某種管理工作的組成部分C、是專門管理檔案的科學(xué)性工作2、是一項(xiàng)服務(wù)性的工作3、是一項(xiàng)政治性的工作除此之外，還有 條件性、科學(xué)性 等提法。檔案工作的基本原則1996年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國務(wù)院頒布的《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是 集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國家各項(xiàng)工作的利用 。我們采用比較新的提法。它由三個(gè)部分組成：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理維護(hù)檔案的完整與安全便于社會(huì)各方面的利用_一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理1、所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對(duì)全國檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2、所謂分級(jí)管理，是指全國檔案工作由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。4、實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國檔案工作的特點(diǎn)，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開管理。1959年以前，我國的檔案工作也是黨政檔案分開管理，后來才高度集中在一起。其內(nèi)容是：a、一個(gè)機(jī)關(guān)黨政、工、團(tuán)檔案，由機(jī)關(guān)檔案室集中管理；b、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)形成具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡(jiǎn)原則。二、維護(hù)檔案的完整與安全這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：完整包括：1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1、力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長(zhǎng)檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。2、要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。三、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用----根本目的。1、 便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；2、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。3、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。4、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。我國檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。A、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是核心，沒有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會(huì)各方面的利用；B、離開維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就失去了它的意義。我國檔案工作基本原則把復(fù)雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡(jiǎn)明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對(duì)指導(dǎo)我國檔案工作實(shí)踐具有重要意義，對(duì)檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展有很大的貢獻(xiàn)。
